- Présentation
- Visite rapide
- Fonctionnalités
- Utilisateurs QuickPlace
- Nouveautés
- Démo animée
- Demande d'informations
Présentation
Quelques points clés du travail collaboratif :
Le self-service
Créer un espace de travail collaboratif doit être à la portée de toute personne autorisée, sans aucune connaissance informatique, et réalisé en quelques minutes. Le jour où un nouveau projet démarre, le chef de projet instancie lui-même l'espace, et peut immédiatement commencer à travailler avec ses collègues, sans aucun autre intermédiaire (en fonction des droits qui lui sont donnés).
Le prêt à l'emploi
Une fois l'espace de travail créé, l'ensemble des outils nécessaires au travail collaboratif doit être disponible pour le gestionnaire et les utilisateurs, toujours sans avoir besoin de connaissances informatiques. Ces espaces de travail collaboratif doivent donc être prêts à l'emploi, tout comme un logiciel de traitement de texte ou un logiciel de messagerie sont directement utilisables par un utilisateur.
L'accès 100 % web
L'espace de travail collaboratif doit permettre à un ensemble de personnes travaillant sur un projet de collaborer sans aucune contrainte d'outil. Il est obligatoire de donner un accès universel aux espaces de travail. Le seul moyen est l'accès 100% web, c'est-à-dire à partir d'un navigateur internet. Plus de problème de compatibilité entre clients propriétaires comme dans les outils classiques de groupware.
L'accès offline
À partir du moment où le seul client est le "client léger", nécessitant donc par définition une connexion à l'internet ou à l'intranet, la possibilité de travailler en mode déconnecté doit néanmoins être offerte, car un espace de travail collaboratif devenant le réceptacle de toutes les informations liées à un projet, il est indispensable que les acteurs du projet puissent accéder à leurs informations, y compris s'ils ne sont pas connectés au réseau.
Une véritable révolution dans les entreprises : passer de la messagerie aux espaces de travail collaboratif
La messagerie électronique est devenue dans la très grande majorité des entreprises le seul outil de collaboration utilisé par les employés !
Mais la messagerie n'est pas un outil de collaboration, c'est un outil de communication. Et pourtant il est bien dans les habitudes de tout un chacun d'envoyer les fichiers word ou excel que l'on veut partager par e-mail, de classer toutes les informations relatives à un projet dans des dossiers personnels de son client de messagerie, etc...
Mais que se passe-t-il le jour où un nouveau membre du projet arrive et qu'il faut lui communiquer l'ensemble des informations sur le projet ? Que se passe-t-il lorsque l'on recherche la dernière version d'un document dans sa messagerie, sans même être sûr d'être soi-même en possession de la dernière version ? Qu'en est-il de l'espace de stockage réellement utilisé par toutes ces duplications à l'infini de l'ensemble de ces informations et de ces documents ?
Il se passe tout simplement que la messagerie n'est plus adaptée à l'usage implicite qu'en font les entreprises, ce qui explique le degré de saturation extrême auquel sont arrivées la plupart des boîtes aux lettres. A défaut d'un véritable outil de collaboration complémentaire à la messagerie existant dans le système d'information, l'ensemble des entreprises et des utilisateurs, se rabattent naturellement sur la messagerie pour cela.
Les outils d'espace de travail collaboratif offrent des fonctionnalités génériques, indépendantes des outils eux-mêmes. Cette notion est vraiment fondamentale, car elle va permettre de capitaliser sur l'utilisation des outils de collaboration, et permet également de prévoir une expansion dans les entreprises tout aussi rapide que celle que l'on peut avoir avec un traitement de texte ou un client de messagerie. Les concepts étant génériques, l'appropriation se faisant directement par les utilisateurs, la saturation des boîtes aux lettres sensibilisant ces mêmes utilisateurs, plus aucune barrière ne vient empêcher l'adhésion des outils génériques de travail collaboratif
La messagerie reprend alors son rôle de communication, c'est-à-dire qu'elle est bien entendu toujours utilisée, mais uniquement pour notifier des événements survenus dans la couche collaborative. Tel document est mis à jour par telle personne, cette dernière pourra alors notifier l'ensemble de ces collaborateurs de la disponibilité de cette mise à jour. Cette notification se fait par messagerie, le message ne contenant qu'un lien vers le document lui-même (stocké dans l'espace de travail collaboratif) et un éventuel commentaire succinct.
Les avantages sont multiples. Un seul exemple suffit pour l'illustrer parfaitement : si la personne notifiée est en vacances, et qu'avant son retour le document est modifié, la personne aura directement accès à la nouvelle version, sans aucune possibilité d'erreur.